Wat is een Virtual Assistant? Een wat….?

Vaak krijg ik de vraag wat is een Virtual Assistant (afgekort VA) dan? Wat doe je dan? Je bent dus echt niet de enige, die niet weet wat een VA is en wat een VA doet. Het beroep is overgewaaid uit de VS. Het woord virtual zegt het eigenlijk al, een VA werkt virtueel op afstand en is een assistent.

Een VA is een ondersteuningsexpert, maar ook een zelfstandig ondernemer. Als zelfstandig ondernemer weet een VA wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken en dat daar ook taken bij horen die je liever niet doet. Die taken die jij liever niet doet en jou teveel tijd kosten, kun je laten uitvoeren door een VA. Door de inzet van een VA kun jij je richten op je core business van je bedrijf en minder op de randzaken. VA’s ondersteunen voornamelijk kleine ondernemingen en zzp’ers.

Wat kan een VA voor je doen?

Heel veel. Er zijn heel veel verschillende VA’s. De een heeft zich echt gespecialiseerd op een bepaald gebied, zoals Marketing, Administratie, Sales of HR. De ander is veelzijdig en doet meer dingen. Sommige werkzaamheden zijn makkelijk over te nemen, andere hebben wat meer uitleg nodig. Een samenwerking voor de lange termijn is dan ook aan te raden. Je raakt steeds beter op elkaar ingespeeld en de VA weet wat je wel en niet wil. In het begin zul je hier dus tijd in moeten investeren. Werkzaamheden die een VA voor je kan doen, kunnen zijn:

• Bouwen van je website en deze bijhouden.
• Social media accounts beheren, posts plaatsen en mooie visuals maken.
• Nieuwsbrieven opmaken en versturen.
• Webinars organiseren.
• Het verzorgen van correspondentie en bijhouden van je mailbox.
• Uitwerken van offertes en andere zaken.
• Allerlei dingen uitzoeken.
• Administratie bijwerken en versturen van facturen.
• HR taken.
• Potentiele klanten in beeld brengen en benaderen.
• Je telefoon beantwoorden.
• En nog veel meer.

Je kunt dus van alles bij een VA kwijt. Handig is dat je vooraf wel bedenkt wat je door een VA wil laten doen. Maak een lijst met taken die je wil uitbesteden, waar je zelf geen energie van krijgt. Het is dan ook makkelijker om een geschikte VA te vinden. Of je huurt er meerdere in, ieder voor zijn specialisatie. Het handige van een VA is dat ze flexibel inzetbaar is van 1 uur per maand tot meerdere uren per week.

Waarom een VA en geen secretaresse?

Je bent zelf ondernemer en hebt waarschijnlijk een klein kantoor, of werkt vanuit huis. Je hebt geen extra kosten voor het inrichten van een werkplek, een VA heeft haar eigen werkplek. Ze werkt op afstand en kan plaats en tijd onafhankelijk werken. Zoals al aangegeven, is een VA flexibel inzetbaar. Voor één uur per maand, tot meerdere uren per week. Als je een secretaresse aanneemt zal dit voor een vast aantal uren zijn en heb je ingerichte werkplek nodig.

Waarom een VA inhuren?

Zodat jezelf meer focus krijgt op je werk en verder kunt bouwen aan het succes van je onderneming. Doordat je meer focus hebt op wat jij leuk vindt, je bent immers niet voor niets ondernemer geworden, zal dit een positief effect hebben op de groei van je onderneming, jouw gezondheid en je familie.

Lees hier de blog van Danielle Leuvering over wat een VA is en waarom je niet meer zonder kunt.

Wat kost een VA?

Dit is verschillend, het ligt eraan wat je haar wil laten doen. De gemiddelde VA heeft een uurtarief tussen de € 45 – € 50. Als jouw uurtarief € 100 is, dan is het in sommige gevallen goedkoper om een VA in te huren. Op die manier kun jij ondertussen zelf meer geld verdienen.

Bekijk hieronder het rekenvoorbeeld.

Stel je doet een opdracht voor € 1.000. Je bent hier zelf ongeveer 10 uur mee bezig. Dit betekent een uurtarief van € 100 per uur. Een prima tarief. Maar er zit heel veel communicatiewerk in de klus, zoals afspraken maken, telefoontjes plegen, zaken regelen, veel uittypen. En dat vind je gedoe en doe je niet graag. Hiervoor kun je een VA inhuren die je hierbij kan helpen. Dan heb jij bijvoorbeeld nog maar 3 uur werk en je VA 8 uur á € 45 per uur. In totaal betaal je voor de VA € 360. Dat levert jou dan nog € 640 op. Jouw uurtarief is nu gestegen naar (€ 640 / 3 uur werk =) € 213 per uur. En je hebt zelf 7 uur bespaart die je op een andere manier kunt inzetten.

Hoe ga je op zoek naar een VA?

• Bepaal duidelijk de werkzaamheden die je wil uitbesteden. Zo kun je gerichter op zoek gaan.
• Bepaal wat voor type VA je zoekt? Iedereen heeft een andere persoonlijkheid en heeft andere kwaliteiten.
• Bepaal je budget. Wat wil je aan een VA uitgeven.
• Bepaal het aantal uren. De meeste VA’s werken met strippenkaarten en/of abonnementen.
• Is een andere taal belangrijk. Heb je bijvoorbeeld veel buitenlandse klanten en communiceer je veel in het Engels, dan is het handig dat je VA hier goed in is.

En waar vind je ze dan? Je kunt zelf een vacature uitzetten, je omgeving vragen of ze iemand kennen, zoeken via platforms (er zijn veel pagina’s waar VA’s zich aanbieden, zoals VA Business Academy of Vereniging VSP of zelf een rondje Google. 

Meer info?

Ben je enthousiast geworden en wil je hier meer over weten over het werken met een VA? Neem dan contact met mij op. We kunnen samen kijken wat voor jou handig is en waar je naar op zoek bent. En natuurlijk of ik je kan helpen.