5 tips voor een opgeruimde mailbox

Hoe is het met jouw mailbox gesteld? Ben jij het type dat alles netjes bijhoudt, of is hij bij jou zo vol, dat je het overzicht kwijt bent? Een opgeruimde mailbox geeft mij rust. Eigenlijk doe ik dit elke dag, zodat hij netjes blijft en ik het overzicht houdt. Maar niet iedereen heeft hier iedere dag zin in of tijd voor natuurlijk.

Waarom wil je een opgeruimde mailbox?

• meer rust
• meer focus
• je hebt overzicht

Hieronder geeft ik je 5 tips voor een opgeruimde mailbox.

Tip 1: maak mapjes aan

Maak mapjes aan in je mailbox. Bijvoorbeeld: spoed / to do / lezen als ik tijd heb / nieuwsbrieven enzovoort. Zo kun je jouw mails al in het juiste mapje hangen. Je kunt je mail ook zo instellen dat bepaalde mails met een onderwerp of afzender automatisch in een map terecht komen. Dit scheelt al tijd in het opruimen.

Tip 2: plan minimaal 1 keer per maand een grondige opschoonactie in

Maar waarom iedere maand? Dan is het niet zoveel werk. Je weet dan altijd nog waar alles over gaat, wat je al wel en niet hebt gedaan. Als je te lang wacht, moet je weer dingen gaan nazoeken. Gooi mails waar je niets meer een doet ook echt weg. Zet ze niet nog in een mapje om nog eens terug te lezen. Dat is onzin, dat doe je toch niet.

Tip 3: meld je af voor nieuwsbrieven

Meld je af voor alle nieuwsbrieven die je ontvangt. Kies er 2 of 3 die je wel wil blijven lezen. Om er teveel te ontvangen, heb je niets aan. Dit kost teveel tijd. Je kunt deze ook in een aparte map laten binnenkomen (zie tip 1). Dan kun je iedere week tijd inplannen om deze te lezen.

Tip 4: check maar 2 keer per dag je mailbox

Heb jij jou mailbox altijd open staan en wordt je al nieuwsgierig als je een piep hoort voor een nieuwe mail en de pop up ziet. Dit kost je dan veel tijd, omdat je dan toch elke keer gaat kijken (tenzij je jezelf kunt bedwingen). Maar je wordt toch afgeleid. Plan twee momenten per dag om je mailbox bij te werken. Bijvoorbeeld ’s morgensvroeg als je start als eerste werk en meteen na de lunch.

Tip 5: gebruik je mailbox niet als to-do-list

Laat niet al je mails die je nog moet afwerken in je mailbox staan. Gebruik voor je to-do-list een andere tool, zoals je agenda, to-do-list of Trello. Er zijn nog veel meer alternatieven. Je kunt je mails dan gewoon in de juiste map opbergen, als je ze dan nodig hebt, ga je hier naar toe.

Hopelijk heb je iets aan mijn 5 tips.

Denk je nu ik kan hier wel wat hulp bij gebruiken, neem dan gerust contact met me op. Dan kunnen we samen een plan maken voor een opgeruimde mailbox.